Integraal verhuismanagement

Het integraal verhuismanagement is erop gericht om onze klanten zoveel mogelijk te ontlasten waarbij de overlast voor de te verhuizen medewerkers binnen bedrijven tot een minimum wordt beperkt.

Door de integrale aanpak wordt ervoor gezorgd dat alle disciplines welke te maken hebben met de verhuizing, op elkaar worden afgestemd volgens vastgelegde procedures. Tevens zal het projectteam zorgen dat deze procedures worden nageleefd, zodat de kwaliteit op een hoog peil blijft.

Het projectteam kent twee functies welke betrokken zijn bij het verhuismanagement:

  • De facilitair manager is een afgestudeerde HBO-er in Facility Management en is belast met het sturen op hoofdlijnen van de projecten en zal ingezet worden bij grotere of complexe verhuizingen.
  • De facilitair coördinator houdt zich bezig met het voorbereiden van de verhuizingen volgens de vastgelegde procedures. De werkzaamheden zijn met name gericht op de operationele voorbereidingen.

Voorbeeld indeling werkzaamheden bij verhuismanagement

Hieronder geven we u een voorbeeld van hoe integraal verhuismanagement er in de praktijk aan toe gaat bij een bedrijfsverhuizing.

1) Intake

Na ontvangst van het verhuisformulier van de klant zal het projectteam onder leiding van de facility manager contact opnemen met de contactpersoon van de afdeling welke gaat verhuizen. Hier zal een intakegesprek gehouden worden waarin bepaald wordt wat er meegaat en wat niet. Tevens zal de taakverdeling worden vastgesteld ten aanzien van het aan- en afkoppelen van computers, in- en uitpakken, etc. In dit intakegesprek wordt geïnventariseerd wat de klant al aan informatie heeft of ideeën over heeft. Al deze afspraken worden vastgelegd op het intakeformulier.

2) Intekenen

De facilitair coördinator gaat alle kamers waarvandaan verhuisd wordt intekenen om te bepalen wat er allemaal verhuisd moet worden of eventueel een andere bestemming moet krijgen. Tevens worden alle gegevens zoals computernummers, telefoonnummers en wall-outlets geïnventariseerd. Dit gebeurd handmatig met meubelsjablonen of geautomatiseerd met tekenprogramma’s. Hierdoor krijgt het team een goed gevoel bij de te verhuizen situatie en wordt er efficiënt verhuisd.

Op basis hiervan worden de nieuwe ruimtes ingetekend. Dit intekenen gebeurt digitaal en er ontstaat direct een beeld of er meubilair over of tekort zal zijn. Hier kan dan in een vroeg stadium actie op worden ondernomen. Bij het intekenen wordt rekening gehouden met geldende Arbo regels voor werkplekinrichtingen en met de wensen van de gebruikers. De tekeningen worden voorgelegd aan de contactpersoon van de afdeling, waarna er naar een definitieve versie kan worden toegewerkt.

3) Verhuislijst

Nadat de tekeningen en de huidige situatie bekend zijn, kan de verhuislijst worden samengesteld. Dit is een geautomatiseerde lijst, welke tevens dienst doet als patchlijst voor ICT en als wijzigingenlijst voor de facilitaire organisatie. In de lijst komen alle relevante gegevens zoals personeelsnummer, computernummer, telefoonnummer, bureauhoogte etc.

Aan de hand van de tekeningen van de nieuwe situatie worden de nieuwe outlets toegekend en de kleurcoderingen van de verdiepingen bepaald. Nadat deze lijst bevroren is zal deze gedistribueerd worden naar alle belanghebbende afdelingen, welke de gegevens kunnen verwerken en delen met de medewerkers.

Verhuisstickers en verhuisinstructies

De verhuisstickers voor de medewerkers zullen aan de hand van de verhuislijst worden afgedrukt. Hierop komt de naam, afdeling, verhuiscode, nieuwe outlets, etcetera te staan. Deze stickers worden in de juiste klaar afgedrukt om de verhuizing efficiënt te laten verlopen.

Naast verhuisstickers krijgen de medewerkers ook nog een verhuisinstructie. Hierin staat wat er van de medewerkers wordt verwacht en wat zij kunnen verwachten van het projectteam en het verhuisbedrijf. Lees hier meer over verhuisinstructies.

Indien het meubilair niet één op één zal verhuizen is de foutkans erg groot als de medewerkers zelf de verhuisstickers op het meubilair aanbrengen. Dit wordt dan overgenomen door de facilitair coördinator of iemand van het verhuisbedrijf.

De dag voor de verhuizing zal het projectteam de nieuwe deurbordjes afdrukken, de tekeningen met de definitieve kamerindelingen ophangen en een laatste controleronde uitvoeren op de de voorbereidingen door de afdelingen.

Draaiboek

Alle werkzaamheden worden uiteindelijk vastgelegd in een draaiboek. Hierin komen alle afspraken te staan en een planning van welke betrokkenen op welk moment moeten starten en opleveren.

Het projectteam communiceert ook intern en exteren met de leveranciers van vending machines, koffieautomaten, copiers, ICT, postkamer, beveiliging en eventueel met de brandweer als er straten of doorgangen worden geblokkeerd. Ook worden de nodige overwerkvergunningen, parkeerontheffingen conform de veiligheidseisen van de klant geregeld.

Op de verhuisdag zal het projectteam fungeren als intermediair tussen de klant, verhuisbedrijf en overige uitvoerenden. Het projectteam zal de voortgang van het project bewaken conform het draaiboek en zorgen dat er volgens afspraak wordt opgeleverd.

Tot slot worden ook de nodige administratieve handelingen en evaluaties verricht. Doordat het projectteam intern haar werkzaamheden verricht, kunnen gegevens sneeller achterhaald worden waardoor de afwikkeling van de projecten goed verloopt.

Efficiënt verhuizen met integraal verhuismanagement

Door het invoeren van integraal verhuismanagement wordt er efficiënt verhuisd en vindt de voorbereiding op eenduidige wijze plaats. Dat heeft als grote voordeel dat de belangrijke betrokkenen weten wat er wordt verwacht. Hierdoor kan de overlast en productieverlies voor de te verhuizen medewerkers tot een minimum worden beperkt. Alle bureaus, computers en telefoons werken naar behoren en de medewerkers kunnen weer aan het werk.

Door de korte lijnen en de ervaring met het verhuisvak kan er flexibel en adequaat worden opgetreden indien nodig. De klant heeft één aanspreekpunt voor het totale project.

Een zakelijke verhuizing regelen als Facility Manager

Facility managers zijn essentieel voor iedere (grote) organisatie. Zonder uw werkzaamheden kunnen de andere medewerkers hun werk immers niet goed doen. Bovendien heeft u het inzicht in het gebouw en...

Tips om te verhuizen zonder schade

Een grote zorg bij verhuizingen is het veroorzaken van schade. Kleine voorwerpen kunnen beschadigd raken wanneer een doos verkeerd gestapeld wordt of valt, grote voorwerpen tijdens het tillen en...

De voorbereiding van de verhuizing door de bril van…

Als expert zijn wij al decennia, 92 jaar om precies te zijn, bij de meest uiteenlopende verhuizingen betrokken. Veelvuldig maken we mee dat problemen die tijdens verhuizingen ontstaan, door een...

Inpakken voor zakelijke verhuizingen: waar moet u op letten?

Het inpakken voor een zakelijke verhuizing is een klus waar iedereen aan mee moet werken. Zo zal iedere medewerker zijn of haar eigen bureau moeten inpakken, maar ook machines en apparatuur voor...

Whitepaper | Van inschatting naar draaiboek

Een zakelijke verhuizing brengt nieuwe kansen met zich mee, maar kan uitlopen op een nachtmerrie. Kent u de knelpunten al? 

Van Hoek Verhuizingen

Emdenweg 2
9723 TB  Groningen
T: 050-5422666
E: info@utsvanhoek.nl

Over Van Hoek Verhuizingen

Sinds 1925. Al ruim 90 jaar is Van Hoek Verhuizingen een begrip in verhuizen in Groningen en omstreken. Met haar Unieke Totaal Service helpt het verhuisbedrijf bedrijven, instellingen en haar medewerkers met verhuizen.