Bedrijfsverhuizing: dit moet je weten

Een zakelijke verhuizing is een enorme uitdaging. Je weet misschien niet waar je moet beginnen en wat je allemaal moet regelen. Gaat je bedrijf verhuizen, dan moeten de medewerkers ook mee. En natuurlijk moet je de bedrijfsverhuizing doorgeven. Maar er is nog veel meer dat in het bedrijfsverhuizing draaiboek moet staan. Hier leggen we het uit en geven we je een handige checklist voor de bedrijfsverhuizing.

Het blijkt keer op keer: verhuizen is moeilijk. Er moet altijd meer geregeld worden dan je vooraf gedacht had. Vrijwel iedereen krijgt na de verhuizing nog post van bepaalde afzenders op het oude adres. Dat is slechts een klein probleem, want er komt nog veel en veel meer bij kijken.

Dat geldt voor particulieren, maar nog sterker voor bedrijven. Want ook daar zijn verhuizen en emoties nauw met elkaar verbonden. Niet iedereen kan goed tegen verandering, zeker op de werkvloer. Een andere omgeving doet wat met het personeel – in positieve of negatieve zin.

Een zakelijke verhuizing regelen is dan ook geen gemakkelijke opgave. Niet voor niets is verhuisstress inmiddels een begrip geworden. Er is maar één manier om die stress zoveel mogelijk te beperken: een goede voorbereiding.

Ga je voor de eerste keer verhuizen met je bedrijf? Dan is het des te belangrijker dat je hier goed doorleest wat er allemaal bij komt kijken. Een van de beste tips tegen stress die we je kunnen geven, is dat je alles tot in de puntjes moet voorbereiden.

Bedrijfsverhuizing draaiboek

Een groot deel van die voorbereiding is het opstellen van het bedrijfsverhuizing draaiboek. Meestal is dit een taak die aan de facility manager wordt gegeven. Hij of zij is daar echter geen expert in en daardoor wordt in een te laat stadium een verhuisbedrijf ingeschakeld. Een verhuizing uitbesteden betekent namelijk ook dat het verhuisbedrijf het verhuisdraaiboek kan maken. En voor zo’n bedrijf is het natuurlijk dagelijkse kost. Op die manier leg je het volledige verhuismanagement in de handen van experts.

Daarom is het verstandig dat je zo vroeg mogelijk de benodigde professionele hulp bij verhuizen vraagt. Want ook al heeft een verhuisbedrijf veel ervaring met het voorbereiden van een zakelijke verhuizing, ze wil wel graag maanden van tevoren starten met de verhuisplanning. Het is daarin dus een wezenlijk verschil met simpelweg verhuizers inhuren voor het transport van A naar B.

Bovendien is iedere bedrijfsverhuizing anders. Een school verhuizen is immers compleet andere koek dan een verzorgingstehuis verhuizen. Bij de een heb je te maken met docenten, leerlingen, schoolmeubilair en netwerken die allemaal naar de nieuwe locatie moeten. Bij de ander is de kans groot dat ook dementerenden verhuizen en dat vergt vanzelfsprekend een heel andere aanpak.

Gefaseerd of in één keer je bedrijf verhuizen?

Je bedrijf verhuizen kan in één keer of in fases. Waar je voor kiest, is volledig afhankelijk van je specifieke situatie. Soms heb je nu eenmaal niet de luxe om gefaseerd te kunnen verhuizen door aflopende huurcontracten.

Een andere reden waarom in één keer verhuizen beter kan zijn, is om de bedrijfsprocessen zo goed mogelijk te houden. Je moet weliswaar een dag(deel) dicht, maar kunt daarna weer op volle sterkte aan de slag op de nieuwe locatie.

Hoeven je inventaris en personeel niet van de één op de andere dag naar een nieuwe locatie, dan is gefaseerd verhuizen misschien een betere optie. Je verhuist dan per afdeling, waardoor je vrijwel geen downtime hebt en het personeel aan het werk blijft. De bedrijfsprocessen gaan gewoon door, al is er wel een kleine kans dat de niet-verhuizende afdelingen even wat overlast hebben van de gefaseerde verhuizing van andere afdelingen.

De manier waarop je verhuist dien je uitgebreid te beschrijven in het draaiboek voor de bedrijfsverhuizing.

Data prikken

Uiteraard staat ook de planning qua data in het draaiboek. Wanneer je begint met de bedrijfsontruiming, bijvoorbeeld. En je moet uiteraard ook een verhuisdatum prikken. Het liefst verhuis je in de vakantie of het weekend, maar dat zijn daarom ook de drukste periodes voor verhuisbedrijven en andere betrokken partijen. Het is dus belangrijk dat je de datum voor een zakelijke verhuizing zo vroeg mogelijk prikt.

Logistiek

Ook beschrijf je in het draaiboek alles rondom de logistiek van de verhuizing. Van A naar B is namelijk niet zo eenvoudig als het lijkt. Er moet op de verhuisdatum voldoende parkeerruimte zijn voor de verhuiswagen – genoeg zodat deze achteruit kan inparkeren om een hoop gesjouw te voorkomen – en er mogen geen te krappe bochten zitten in de route. Bepaalde wegwerkzaamheden kunnen een reden zijn om een andere route te kiezen.

Waarschijnlijk kan niet alles in één transportbeweging over en dus zul je ook moeten beslissen wat als eerste mee moet. Zorg dan ook dat deze objecten meteen makkelijk meegenomen kunnen worden. Dus stel dat de bureaus als eerste verhuizen, zorg dan dat deze leeg zijn.

Verhuisinstructies in het draaiboek

Zorg voor heldere verhuisinstructies in het draaiboek voor de bedrijfsverhuizing. Houd er rekening mee dat wat jij vanzelfsprekend vindt, anderen misschien vergeten. Met name de medewerkers moeten goed ingelicht worden over de procedure. Gebeurt dit niet, dan is de kans groot dat de verhuizing ergens vertraging oploopt. Bijvoorbeeld omdat de spullen in een kantoor allemaal op het bureau zijn gezet, terwijl het bureau juist als eerste verhuisd moet worden. Of dat na de verhuizing blijkt dat bepaalde dingen kwijt zijn geraakt tijdens de verhuizing – en dus opnieuw besteld moeten worden. Op deze manier slim verhuizen bespaart je zo dubbel werk en dubbele kosten!

Extra aandacht

We hebben al vastgesteld dat iedere verhuizing anders is, zeker bij zakelijke verhuizingen. Sommige objecten vergen extra aandacht of een specifieke manier van inpakken. Want hoe moet je een piano of kluis verhuizen? En hoe kun je het beste een koelkast verhuizen? Sterker nog, zelfs bepaalde elektronica verhuizen vergt een bijzondere aanpak om schade te voorkomen. Om nog maar te zwijgen over een machine verhuizing, waarbij de machine vaak óf erg kostbaar is óf helemaal onvervangbaar.

Download whitepaper: Van inschatting naar draaiboek

Checklist bedrijfsverhuizing

Volgens het draaiboek bereid je de verhuizing voor, maar vlak voor de verhuizing gebruik je de checklist bedrijfsverhuizing. Hiermee voorkom je problemen bij een zakelijke verhuizing. Een checklist kun je zelf maken, afgestemd op jouw specifieke verhuizing. Maar let op: een verhuizing is complex en je kunt gauw iets vergeten. Denk bij het maken van je checklist goed na over de volgende onderwerpen om fouten bij zakelijke verhuizingen voor te zijn.

1) Inventariseren

Inventariseren is misschien wel het meest onderschatte onderdeel van de verhuizing. Het gaat verder dan onderzoeken wat je allemaal hebt. Want lang niet alles hoeft mee van locatie A naar B. En bij de spullen die wel meegaan, moet je bedenken hoe je ze van A naar B krijgt. Inventariseren gaat dus niet alleen om je inventaris, maar ook om bijvoorbeeld de route.

2) Inpakken

Wanneer je hebt geïnventariseerd wat allemaal mee moet, kun je beginnen met inpakken voor een zakelijke verhuizing. Ook dat is niet zo makkelijk als het lijkt. Het is zaak om zoveel mogelijk ruimte te besparen door slim in te pakken. Doe handdoeken en theedoeken tussen de borden, bijvoorbeeld. Dat scheelt ruimte én zo kunt u verhuizen zonder schade. Kortom: twee vliegen in één klap. Let ook op dat dozen stapelbaar blijven, zorg dus dat ze niet uitpuilen.

3) Personeel en de bedrijfsverhuizing

Vaak wordt in de planning vergeten dat bij een bedrijfsverhuizing personeel ook mee verhuist. En juist de medewerkers kunnen bepalen of de zakelijke verhuizing goed of slecht verloopt. Het is daarom van belang iedereen goed in te lichten. Het doorsturen van het draaiboek is niet voldoende; bijna niemand zal dat aandachtig doorlezen. Organiseer daarom korte presentaties zodat iedereen weet wat hem of haar te doen staat. Zodat iedereen het coderingssysteem begrijpt en geen verhuisdozen op het bureau laten staan…

4) Archiefopslag

Naast meubels, computers en andere grote voorwerpen hebben veel bedrijven ook een archief dat mee moet tijdens de verhuizing, hoewel steeds meer bedrijven ervoor kiezen om een externe archivaris in te schakelen om documenten te bewaren. Wat betreft opslag is een bedrijfsverhuizing ook een uitgelezen mogelijkheid om na te denken over verschillende voorraadbeheer methodes. Je kunt het magazijn op de nieuwe locatie op een nieuwe manier inrichten, met nieuwe software zoals iDepot.

5) Verzekering

Bij bedrijfsverhuizingen denk je meteen aan de inventarisverzekering. Maar er zijn ook andere verzekeringen die je maar beter wel kunt afsluiten voordat je aan de slag gaat. Want de (financiële) schade kan enorm zijn wanneer er tijdens de verhuizing iets verkeerd gaat waardoor het productieproces stil komt te liggen. Een inventarisverzekering dekt het transport vaak niet, dit moet je apart verzekeren. Je moet ook je verzekeringsmaatschappij op voorhand op de hoogte brengen van de verhuizing.

6) Cable management

Het moge duidelijk zijn dat er vooraf veel geregeld moet worden. Maar ook praktisch gezien krijg je te maken met een aantal uitdagingen. Een daarvan is cable management (werkplekbekabeling). Dat begint eigenlijk al op de oude locatie. Zit er tussen de verschillende computers een wirwar van kabels? Maak dan eerst foto’s om zeker te weten welke kabel waarin zit. Op de nieuwe locatie kun je dan dezelfde verbindingen maken, maar dan stukken beter georganiseerd.

7) Bedrijfsverhuizing doorgeven

Tot slot moet je ook de bedrijfsverhuizing doorgeven. Je moet dus ook tijdig je energiecontracten en internetabonnementen en dergelijke stopzetten of wijzigen. De bedrijfsverhuizing geef je door bij de Kamer van Koophandel en de Belastingdienst. Maar vergeet de belangrijkste mensen niet, namelijk je klanten! Ook leveranciers en je bank moeten zo spoedig mogelijk op de hoogte worden gesteld.

Infographic: aandachtspunten bij de zakelijke verhuizing

Om je optimaal voor te bereiden op de zakelijke verhuizing, willen we je nog een aantal tips meegeven. Daarmee gaan jij en je medewerkers goed voorbereid verhuizen en wordt de kans op vertraging kleiner. Je kunt verhuisproblemen voorkomen door op tijd te beginnen met de voorbereidingen en in een vroeg stadium een verhuisbedrijf in te schakelen.

bedrijfsverhuizing checklist draaiboek infographic zakelijke verhuizing uts van hoek verhuisbedrijf groningen

Infographic: waarop moet je letten bij de voorbereiding van je zakelijke verhuizing?

Bedrijfsverhuizingen bij UTS Van Hoek

Bij UTS Van Hoek hebben we al bijna 100 jaar ervaring met bedrijfsverhuizingen. Laat je jouw zakelijke verhuizing aan ons over, dan kun je stressvrij verhuizen. Bovendien weet je vooraf precies wat de kosten van de zakelijke verhuizing zullen zijn en is de kans op vertraging stukken kleiner dan wanneer je zelf aan de slag gaat.

Benieuwd naar de mogelijkheden? Neem dan contact op of lees onze gratis whitepapers voor een vlotte bedrijfsverhuizing!

Contact

Download ons gratis whitepaper om je organisatie goed voor te bereiden op de bedrijfsverhuizing!

zakelijke verhuizing bedrijfsverhuizing checklist draaiboek uts van hoek groningen verhuisbedrijf

verhuizing uitbesteden verhuisbedrijf groningen uts van hoek

Verhuizing van uw bedrijf

Een verhuizing van een bedrijf laten slagen hangt in grote mate af van hoe strak uw planning is en of alles volgens plan verloopt. Een goede voorbereiding is dan essentieel. Bij een verhuizing komt...
cable management servers verhuizen ict services uts van hoek verhuisbedrijf groningen

ICT-services

Verbindingen die niet meer werken en losliggende kabels kunnen voor problemen zorgen. Lees hier waar je op moet letten, zeker na een bedrijfsverhuizing!

5 voordelen van de gefaseerde verhuizing [INFOGRAPHIC]

Een gefaseerde verhuizing kan veel problemen voorkomen tijdens zakelijke verhuizingen. Een goede planning is cruciaal. Check de voordelen in de infographic!

infographic verhuisdatum prikken uts van hoek verhuisbedrijf groningen

Verhuisdatum prikken

Een verhuisdatum prikken is niet makkelijk. Kosten, contracten, beschikbaarheid en tijd spelen allemaal een rol. Bekijk het in deze infographic!

Whitepaper | Van inschatting naar draaiboek

Een zakelijke verhuizing brengt nieuwe kansen met zich mee, maar kan uitlopen op een nachtmerrie. Kent u de knelpunten al? 

Van Hoek Verhuizingen

Emdenweg 2
9723 TB  Groningen
T: 050-5422666
E: info@utsvanhoek.nl

Over Van Hoek Verhuizingen

Sinds 1925. Al ruim 90 jaar is Van Hoek Verhuizingen een begrip in verhuizen in Groningen en omstreken. Met haar Unieke Totaal Service helpt het verhuisbedrijf bedrijven, instellingen en haar medewerkers met verhuizen.